ขายออนไลน์ สรรพากรติดต่อมา ควรตั้งหลักอย่างไร?

เมื่อได้รับการติดต่อจากสรรพากร เจ้าของร้านออนไลน์อาจกังวลจนรีบรวบรวมรายงานยอดขาย รายการเดินบัญชี และเอกสารทุกอย่างที่มี เพื่อเตรียมนำไปชี้แจง

แต่ก่อนเริ่มจัดชุดข้อมูล ควรทำให้ชัดก่อนว่า ติดต่อมาเรื่องอะไร ตรวจช่วงเวลาไหน และมีประเด็นใดที่ต้องการคำอธิบาย

การเตรียมตัวที่ดีจึงเริ่มจากอ่านหนังสือ หากไม่แน่ใจให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อน แล้วจึงติดต่อเพื่อนัดเข้าพบและทำความเข้าใจประเด็น ก่อนกลับมาเตรียมข้อมูลให้ตรงเรื่อง

1. อ่านหนังสือให้ชัด หากไม่แน่ใจ อย่าดำเนินการเอง

หากได้รับหนังสือ ให้อ่านรายละเอียดและเก็บหลักฐานวันที่ได้รับไว้ โดยตรวจว่า:

• หนังสือถึงผู้เสียภาษีคนใดหรือกิจการใด
• ระบุเรื่องและช่วงเวลาไว้อย่างไร
• ใครเป็นเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ และให้เบอร์ติดต่อใดไว้
• มีกำหนดนัดหมายหรือกำหนดส่งข้อมูลเมื่อไร
• ระบุให้นำเอกสารอะไรไปด้วยหรือไม่

โดยเฉพาะเมื่อได้รับหมายเรียกหรือหนังสือแจ้งการประเมิน ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจขั้นตอนและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ เพราะเอกสารแต่ละประเภทมีขั้นตอนและผลทางกฎหมายต่างกัน

หากหนังสือหรือหมายเรียกระบุเอกสารที่ต้องนำไป ให้ดำเนินการตามที่ระบุ หากมีข้อจำกัดหรือเตรียมไม่ทัน ควรรีบติดต่อสอบถามก่อนถึงกำหนด และอย่าถือว่าเลื่อนเวลาได้เอง

2. โทรติดต่อเจ้าหน้าที่ และนัดเข้าพบที่สำนักงานสรรพากรเท่านั้น

ก่อนโทรติดต่อ ต้องทราบข้อควรระวังให้ชัดเจน:

• นัดเข้าพบที่สำนักงานสรรพากรเขตหรือพื้นที่ที่รับผิดชอบเท่านั้น ห้ามนัดพบที่อื่นเด็ดขาด
• ห้ามให้ผู้ติดต่อเข้าถึงหรือควบคุมโทรศัพท์มือถือของเรา
• ห้ามติดตั้งแอปใด ๆ ตามคำบอกของผู้ติดต่อ
• ห้ามเปิดแชร์หน้าจอ เปิดเผยรหัสผ่าน หรือบอกรหัส OTP

จากนั้นจึงโทรติดต่อเจ้าหน้าที่ตามชื่อและเบอร์โทรศัพท์ที่ได้รับ เพื่อสอบถามเรื่องเบื้องต้นและนัดเข้าพบ พร้อมยืนยันวัน เวลา และสำนักงานที่จะไปให้ชัดเจน หากมีผู้เชี่ยวชาญร่วมเข้าพบ ควรประสานนัดหมายให้พร้อมกัน

หากถูกชักชวนให้นัดพบนอกสำนักงาน หรือให้ดำเนินการเกี่ยวกับมือถือในลักษณะข้างต้น ให้หยุดและตรวจสอบกับสำนักงานสรรพากรโดยตรง โดยค้นหาเบอร์สำนักงานจากเว็บไซต์กรมสรรพากรเอง

หากยังไม่แน่ใจ สามารถสอบถามสำนักงานสรรพากรพื้นที่ หรือ RD Intelligence Center โทร. 1161 ซึ่งเป็นช่องทางที่กรมสรรพากรแนะนำให้ใช้ตรวจสอบเมื่อสงสัยว่ามีผู้แอบอ้าง

3. เข้าพบเพื่อทำความเข้าใจว่า ประเด็นตรวจคืออะไร

เป้าหมายของการเข้าพบคือทำให้ชัดว่า เจ้าหน้าที่ต้องการตรวจสอบหรือให้ชี้แจงเรื่องใด เพื่อให้กลับมาเตรียมข้อมูลได้ตรงประเด็น

ระหว่างพูดคุย ไม่ควรเดาตัวเลข สรุปสาเหตุ หรือขยายคำอธิบายไปเรื่องอื่นโดยยังไม่ได้ตรวจสอบข้อมูล หากยังไม่ทราบคำตอบ ให้แจ้งตามจริงว่าต้องขอกลับไปตรวจหลักฐานก่อน พร้อมสอบถามกำหนดส่งคำชี้แจง

เรื่องที่ควรทำความเข้าใจ ได้แก่:

ตัวอย่างเช่น หากได้รับคำถามว่า “ยอดขายกับเงินเข้าบัญชีไม่ตรงกัน” ควรถามให้ชัดว่าเป็นบัญชีใด ช่วงเวลาไหน และกำลังเปรียบเทียบกับข้อมูลชุดใด ก่อนกลับมาตรวจส่วนต่างนั้น

การรู้ประเด็นที่ชัดเจนจะช่วยให้ตรวจหลักฐานและเตรียมคำอธิบายได้ตรงเรื่อง

4. ทวนขอบเขตและกำหนดเวลา แล้วค่อยกลับมาเตรียมข้อมูล

ก่อนจบการเข้าพบ ควรทวนความเข้าใจให้ตรงกันว่า:

• ต้องชี้แจงประเด็นใดบ้าง
• ครอบคลุมภาษีและช่วงเวลาใด
• ต้องใช้เอกสารอะไรประกอบ
• ส่งข้อมูลให้ใคร ผ่านช่องทางใด และภายในวันไหน

พร้อมจดบันทึกไว้สำหรับเตรียมข้อมูลและติดตามงาน

ตัวอย่างการทวนประเด็น:

“ขอทวนความเข้าใจว่า รอบนี้ต้องชี้แจงส่วนต่างระหว่างยอดขายกับเงินรับของช่วงเวลาที่ระบุ พร้อมเอกสารประกอบตามรายการนี้ และส่งภายในวันที่ตกลงกัน ถูกต้องไหมครับ?”

เมื่อรู้ขอบเขตแล้ว จึงกลับมาตรวจหลักฐานและจัดชุดคำชี้แจงให้ตอบประเด็นนั้นได้ครบ โดยให้แต่ละตัวเลขมีข้อมูลรองรับ

ตอบให้ตรงประเด็น ใช้ข้อมูลที่ตรวจสอบแล้ว และไม่ขยายคำชี้แจงไปเรื่องอื่นโดยไม่จำเป็น โดยยังให้ข้อมูลตามจริงและครบตามที่เรียก

หากมีคำถามหรือคำขอเพิ่มเติม ให้ทำความเข้าใจประเด็นและเอกสารที่ต้องการเพิ่ม พร้อมยืนยันกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง หากไม่แน่ใจ ให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนชี้แจง

หลังส่งคำชี้แจง ควรเก็บสำเนาและหลักฐานการส่ง พร้อมติดตามว่ายังมีประเด็นใดที่ต้องอธิบายเพิ่มเติม

บริการที่เกี่ยวข้อง: บริการบัญชีสำหรับบุคคลธรรมดาและบริษัท